Penyusunan Personalia

• Pengertian penyusunan personalia

Penyusunan personalia adalah fungsi manajemen yang berkenaan dengan penarikan, penetapan, pemberitahuan latihan, dan pengembangan anggota-anggota organisasi. Dalam bab ini akan dibahas bagaimana organisasi menentukan kebutuhan sumber daya manusia sekarang dan di waktu yang akan datang.

Kegiatan-kegiatan penyusunan personalia sangat erat hubungannya dengan tugas-tugas kepemimpinan, motivasi, dan komunikasi, sehingga pembahasannya sering ditempatkan sebagai bagian dari fungsi pengarahan. Tetapi fungsi ini berhubungan ert dengan fungsi pengorganisasian, dimana pengorganisasian  mempersiapkan ” kendaraan ”-nya dan peyusunan personalia mengisi ” pengemudi ”-nya yang sesuai gengan posisi kerja yang ada. Akhirnya, fungsi penyusunan personalia harus dilaksanakan oleh semua manajer, baik mereka mengolah perusahan besar ataupun menjadi pemilik perusahan kecil.

• PROSES PENYUSUNAN PERSONALIA

Proses penyusunan personalia (staffing process) dapan dipandang sebagai serangkaian kegiatan yang dilaksanakan terus menerus untuk menjaga pemenuhan kebutuhan personalia organisasi dengan orang-orang yang tepat dalam posisi-posisi tepat dan pada waktu yang tepat. Fungsi ini dilaksanakan dalam dua tipe lingkungan yang berbeda. Pertama, lingkungan eksternal yang meliputi seluruh faktor di luar organisasi yang secara langsung atau tidak langsung mempengaruhinya. Kedua lingkungan internal, yang terdiri dari unsur-unsur di dalam organisasi.

Proses penyusunan personalia :

1. perencanaan sumber daya manusia

2. penarikan pengadaan calon – calon personalia

3. seleksi

4. pengenalan orientasi

5. pelatihan dan pengembangan

6. penilaian pelaksaan kerja

7. pemberian balas jasa dan penghargaan

8. perencanaan dan pengembangan karir

• Perencanaan Sumber Daya Manusia:

1. penentuan jabatan – jabatan yang harus diisi

2. pemahaman pasar tenaga kerja

3. pertimbangan kondisi, permintaan, dan penawaran karyawan 

• Latihan dan pengembangan personil

Dalam menghadapi proses seleksi, manajer menghadapi 3 tantangan yaitu :

1.     Tantangan supply (masukan) semakin banyak pelamar yang memenuhi syarat, semakin mudah melakukan seleksi dan sebaiknya.

2.     Tantangan etis. Dalam proses penerimaan seleksi, pegawai sering mendapatkan tekanan (syarat-syarat refensi).

Prinsip-prinsip ini antara lain :

• Prinsip partisipasi
• Prinsip relevansi
• Pinsip pengulangan
• Prinsip pemindahaan serta kemungkinan umpan balik mengenai kemajuan paa peserta latihan . semakin terpenuhi prinsip-prinsip tersebut latihan akan semakin efektif. Disamping itu perencanaa program juga perlu menyadari perbedaan individual kerena pada hakekatnya pegawai mempunyai kemampuan, sifat dan sebagainya yang berbeda satu sama lain.

Teknik latihan dan Pengembangan

Ada dua teknik yaitu :

1.     Metode praktis atau on the job training

2.     Teknik-teknik persentase informasi dan metode-metode simulasi (off the job)

Penilaian prestas kerja adalah Proses melalui dimana organisasi mengevaluasi atau menilai prestasi kerja karyawan.

Manfaat penilaian prestasi kerja menurut Tani Handoko.

1.     Perbaikan prestasi kerja

2.     Untuk Penyesuain Kompensasi

3.     Untuk keputusan-keputusan penempatan dan promosi

4.     Latihan pengembangan

5.     Untuk mengetahui penyimpangan-penyimpangan proses konplik

6.     Pengembangan karier

7.     Informasi mengenai prestasi kerja karyawan

8.     Untuk mengetahui kesalahan-kesalahan desain pekerjaan

9.     Untuk mendapatkan kesempatan kerja adil

10.                        Untuk menghindari tantangan-tantangan ekstenal.

Yang menilai adalah :

1.     Atasan langsung.

2.     Group line

3.     Panitia

4.     Gabungan dari staf dan kepegawaianBawahan / teman sejajar.

Tujuan penilaian adalah :

1.     Mengidenfikasikan karyawan yang membutuhkan kadernisasi.

2.     Untuk menetapkan kenaikan gaji/upah karyawan.

3.     Untuk memungkinkan pemindahan karyawan dan penugasan baru.

4.     Menetapkan kebijakan baru dalam rangka reorganisasi.

5.     Mengidenfikasikan karyawan kejabatan yang lebih tinggi.

 Berbagai bias / penyimpangan penilaian.

1.     Hello effect yaitu terlalu dominannya pendapat pribadi

2.     Penilaian cenderung terpusat di center.

3.     Prasangka-prasangka pribadi.

4.     Resensi effect/penilaian berdasarkan kesan yang terakhir.

Metode-metode penilaian :

1.     Metode beriontasi kepada masa lalu.

o    Memakai retting skill/skala penilaian baik,sedang kurang baik

o    Memakai cek lis.

o    Metode peninjauan lapangan

o    Memakai pristiwa kritis/yang terjelek /terbaik.

o    Metode peninjauan lapangan.

o    Metode test prestasi kerja.

7.                 Metode beriorientasi pada masa depan.

§  Metode penilaian diri.

§  Metode fsikologis.

§  Pendekatan melalui MBO.

§  Pusat penilaian terhadap karyawan.

KOMPENSASI

1.     Pengertian dan arti pentingnya

Kompensasi adalah Merupakan balas jasa yang di berikan oleh perusahaan kepada karyawannya yang dapat dinilai dengan uang dan mempunyai kecendrungan diberikan secara tetap.

Masalah kompensasi bukan hanya penting karena merupakan dorongan utama seseorang menjadi karyawan, tetapi masalah kompensasi ini penting juga karena kompensasi yang diberikan ini besar pengaruhnya terhadap semangat dan kegairahan kerja para karyawannya. Pemberian kompensasi adalah keseluruhan balas jasa bagi employed maupun employer baik yang langsung berupa uang atau financial maupun yang tidak langsung berupa uang (non financial).

Ada 3 Dasar pemberian kompensasi adalah :

1.     logic

2.     Rasional

3.     Punya landasan yang kuat.

Fungsi kompensasi adalah :

1.     Penentuan kebutuhan ekonomi

2.     Pengkaitan kompensasi dengan peningkatan kerja.

3.     Pengkaitan kompensasi dengan sukses tidaknya perusahaan.

4.     Keseimbangan keadilan.

Penilaian pemberian upah berdasarkan

1.     Upah menurut prestasi kerja.

2.     Upah menurut lamanya kerja.

3.     Upah menurut kebutuhan kerja.

4.     Upah berdasarkan prioritas.

Faktor-faktor yang mempengaruhi pemberian kompensasi.

1.     Penawaran permintaan tenaga kerja.

2.     Organisasi buruh.

3.     Kemampuan perusahaan untuk membayar.

4.     Produktif karyawan.

5.     Tinggi rendahnya biaya hidup setempat.

6.     Peraturan pemerintah.

7.     Konsisten eksternsl dan internal.

8.     Kompensasi diluar gaji dan upah.

Yaitu : Pensiun, uang pesagon, asuransi,kesehatan.

 Wujud kompensasi ada 3 yaitu ;

1.     Uang /gaji dan upah.

2.     Natural seperti, pembagian beras, pakaian, obat-obatan.

3.     Kenikmatan seperti, rumah, fasilitas kenderaan, pemeriksaan kesehatan, dan lain-lain.

Pemutusan hubungan kerja/alasan PHK karena :

1.     Keinginan perusahaan, tidak cakap pada masa percobaan, di hukum sakit, usia lanjut.

2.     Keinginan karyawan .

Tidak cock dengan tugas, alasan-alasan mendesak (gaji kurang, pekerjaan membanyak).

3.     Sebab-sebab lain-lain .

Seperti, Meninggal dunia.

Tiga tantangan proses seleksi pegawai

1.     Tantangan saple (masukan).

Semakin banyak pelamar memenuhi syarat semakin mudah unt5uk seleksi.

2.     Tantangan Etis.

Bisa didalam proses penerimaan pegawai di mana mereka menerima surat-surat sakti.

3.     Tantangan organisasi.

Anggaran organisasi keterbatasan kwalitas SDM. Tantangan berbeda jenis kelamin tetentu.

Di dalam penyeleksian pegawai ada 2 model, dan pilih salah sat yang di pakai.

1.     suksesi

Test – Gagal - Test II – Gagal - Test IV – Gagal - Hasil

2.     Kompensasi

Test I - Test II – Test III – Test IV – Hasil.

Hasil seleksi di tempatkan dan mengikuti program.

1.     Program orientasi dan induksi.

Yaitu memperkenalkan para pegawai baru dengan peranan atau kedudukan mereka dengan organisasi dan dengan para pegawai lainnya terutama para pegawai senior. Penanggung jawab program organisasi ini adalah bagian kepegawaian dan atasan langsung. Program orientasi ini akan menurunkan perasaan terasing/cemas dari pegawai baru dan mereka melaksanakan bahagian organisasi perusahaan dan secara lebih cepat merasa lebih di perhatikan. Hal ini penting karena dengan kecemasan yang rendah tugas dapat di kerjakan dengan baik. Program orientasi merupakan proses yang berkelanjutan adaptasi dan bersosialisasi. Tetapi program orientasi tidak menjamin setiap pegawai dapat melaksanakan tugasnya dengan baik. Untuk itu di latih dan di kembanmgkan dalam bidang tugas-tugas tertentu.

Latihan dan pengembangan mempunyai manfaat :

1.     Perode jangka panjang

Menbantu tanggung jawab yang lebih besar dalam diri pegawai di masa yang akan datang.

Langkah-langkah pendahuluan dalam mempersiapkan latihan sebagai berikut

1.     Penilaian dan identifikasi kebutuhan

2.     Sasaran latihan dan pengembangan

3.     Isi program prinsip-prinsip belajar.

Referensi ;

http://fitriyantisumut.tripod.com/karya.htm